В Положении о персональных данных установлена обязанность работника об уведомлении работодателя об изменении персональных данных, в срок не превышающий 5 календарных дней. Правомерно ли установление в локальном нормативном акте такой обязанности для работника?

Да, правомерна.

В разработанном организацией Положении о персональных данных можно установить обязанность сотрудника сообщать об изменении своих данных в установленный срок, положения ТК РФ о локальных актах организации (ст. 8 ТК РФ) это позволяют. Требования локальных нормативных актов работодателя обязательны для исполнения работниками (за исключением локальных нормативных актов, ухудшающих положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами). С таким локальным нормативным актом работники должны быть ознакомлены под роспись.

Кроме того, такую обязанность можно закрепить в трудовом договоре с сотрудником.

При этом лучше расшифровать, что понимается под персональными данными (изменение прописки, ФИО или иных паспортных данных, изменение семейного положения или состава семьи). Также необходимо установить не только срок, но и порядок представления изменений (в какой форме сообщать, требуется ли представление оригиналов документов, предоставлять ли их копии).

В Положении о персональных данных сотрудников можно предусмотреть, например, такую формулировку: «Своевременно, в разумный срок, не превышающий 5 рабочих дней, сотрудник обязан лично либо через своего законного представителя сообщить работодателю (можно указать конкретный отдел, должность ответственного сотрудника), об изменении своих персональных данных, и представить оригиналы подтверждающих документов ».

Как оформить Положение о работе с персональными данными сотрудников

Пример получения персональных данных сотрудника от прежнего работодателя

Сотрудница организации Е.В. Иванова устроилась в организацию «Альфа» в феврале 2013 года. В этом же году она ушла в декретный отпуск. В 2014 году сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком. В связи с тем, что в 2013 году сотрудница была в декретном отпуске, для расчета пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет Иванова попросила заменить 2013 год расчетного периода на 2010 год , который она полностью отработала у другого работодателя. Поскольку от предыдущего работодателя Иванова уволилась в январе 2013 года, при увольнении ей выдали справку о сумме заработка за 2012 и 2011 годы (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Соответственно, информацией о заработке сотрудницы в 2010 году новый работодатель («Альфа») не располагает.

Согласие сотрудника на обработку персональных данных

После получения персональных данных сотрудника у работодателя возникает необходимость их обработки .

По общему правилу обработку таких данных можно проводить только с письменного согласия сотрудников. В согласии должна быть указана информация об объеме обрабатываемых данных, целях, способах обработки, сведения о том, кто обрабатывает данные, срок, в течение которого действует согласие сотрудника, и его подпись (ч. 4 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Трудовой кодекс Российской Федерации

«Статья 5. Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права

Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами осуществляется:

трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из настоящего Кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права;

иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права:

указами Президента Российской Федерации;

постановлениями Правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;

нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Нормы трудового права, содержащиеся в иных федеральных законах, должны соответствовать настоящему Кодексу.

В случае противоречий между настоящим Кодексом и иным федеральным законом, содержащим нормы трудового права, применяется настоящий Кодекс.

Если вновь принятый федеральный закон, содержащий нормы трудового права, противоречит настоящему Кодексу, то этот федеральный закон применяется при условии внесения соответствующих изменений в настоящий Кодекс.

Указы Президента Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить настоящему Кодексу и иным федеральным законам.

Постановления Правительства Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить настоящему Кодексу, иным федеральным законам и указам Президента Российской Федерации.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить настоящему Кодексу, иным федеральным законам, указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации.

Законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить настоящему Кодексу и иным федеральным законам. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации не должны противоречить настоящему Кодексу, иным федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации и нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти.

Органы местного самоуправления имеют право принимать нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Статья 8. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.»

«2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет

достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у

работника документами.

2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о

таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения.

Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы,

подтверждающие достоверность этих сведений.»

• Скачайте формы

На предприятиях в любой момент может возникнуть необходимость изменить какие-либо персональные данные работника. О том, как правильно оформить данный процесс и пойдет речь в представленной ниже статье.

Из данной статьи вы узнаете:

• как происходит оформление документов при изменении персональных данных работника;
• влияет ли изменение персональных данных на специфику работы сотрудника;
• как поступить с документами, где остались устаревшие персональные данные сотрудника.

Порядок изменения персональных данных работника

В ряде случаев (свадьба, смерть супруга, развод, смена места жительства и так далее) может возникнуть необходимость изменить персональные данные работника. Каждая такая ситуация должна документально сопровождаться, как со стороны сотрудника, так и со стороны непосредственного начальника предприятия.

Наиболее часто кадровые специалисты сталкиваются с необходимостью внести изменения персональных данных, касающихся фамилии или нового места жительства коллеги. В этом нет ничего удивительного, ведь свадьбы являются всеми ожидаемым событием, а переехать в новый дом нас могут вынудить и прочие обстоятельства.

Для того чтобы запустить процесс изменения персональных данных, необходимо запросить у сотрудника необходимые документы, подтверждающие то или иное событие. В случае с браком доказательством может служить свидетельство и новый паспорт, а во время переезда – смена прописки или акт купли-продажи имущества.

Для более грамотного оформления изменений так же рекомендуется попросить работника составить соответствующее заявление, где он лично укажет, какие данные необходимо изменить. Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать устаревшую и обновлению информацию (старая и новая фамилии, прежнее и новое место жительства), повод изменения данных и сроки вступления обновленной информации в силу.

После получения заявления работодателем издается специальный приказ, где он подтверждает факт смены персональных данных и указывает, в каких именно документах необходимо произвести изменения. Обычно, изменения касаются трудовых или коллективных договоров, штатного расписания, графика отпусков, карточек по страховым взносам, личных дел работников и так далее. Так как в договорах вносить изменения положено в особом порядке, кадровой службой готовится дополнение, которое утверждается руководителем организации и подписывается работником.

Оформление документов при изменении персональных данных работника

Все документы, которые нуждаются в изменении персональных данных работника, составляются в соответствии с действующим Законодательством. Они должны содержать старую и новую информацию, обязательно имеют подпись непосредственного руководителя организации, ответственного за их ведение работника (бухгалтера, кадрового специалиста, юриста) и визу сотрудника, у которого меняются персональные данные.

Бланки документов должны содержать подробную информацию о самой компании и сферу ее деятельности. В зависимости от специфики документации, определенные ее виды необходимо регистрировать в специальных журналах и хранить в определенных условиях.

Влияет ли изменение персональных данных на специфику работы сотрудника?

Конечно, смена, к примеру, фамилии никак не должна повлиять на специфику работы трудоустроенного гражданина. Но изменение места жительства может стать поводом попросить надбавки к заработной плате из-за того, что теперь человеку приходится больше средств тратить на проезд к офису компании.

Подобная инициатива не входит в прямые обязанности руководителя предприятия, но он может проявить понимание, особенно если смена жительства была вызвана состоянием здоровья подчиненного. В прочих случаях, помимо необходимости вносить изменения в соответствующие документы, смена персональных данных работника никак не влияет на осуществление им персональных обязанностей.

Как поступить с документами, где остались устаревшие персональные данные сотрудника?

Все документы, которые ранее считались актуальными, но устарели из-за смены персональных данных человека, подлежат обязательному хранению в личном деле работника или в архиве в течение определенного срока. Данный срок зависит от специфики самого документа, но работодатель не имеет права избавляться от важных локальных документов, так как именно они подтверждают факт сотрудничества с человеком в течение определенного времени.

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Мурашову Е.Д.

Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Город Краснодар

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

Российской Федерации (далее – ТК РФ), персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Помимо ТК РФ вопросы, связанные с обработкой персональных данных, урегулированы Федеральным от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ), в соответствии с которым работодатель относится к операторам персональных данных. Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципа достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки (п. 4 части 1 ст. 5 Федерального закона N 152-ФЗ).

Право работодателя запросить у работника документы, содержащие его персональные данные, предусмотрено только в статье 65 РФ. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Очевидно, что в процессе трудовых отношений персональные данные работника могут измениться: работник может поменять фамилию, обменять паспорт, повысить свое образование, получить дополнительное образование. Вся эта информация имеет, безусловно, важное значение для работодателя, который обязан не просто вести учет изменений, но и осуществлять определенные действия, в ситуации, когда такие изменения происходят.

В частности, прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, а также ст. 15 Федерального закона " " от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Несмотря на это, ни ТК РФ, ни Федеральный закон N 152-ФЗ не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных. В законодательстве практически отсутствуют механизмы, позволяющие обеспечить реализацию принципа достоверности персональных данных и их достаточности. Работодатель не наделен полномочиями, позволяющими ему своевременно и в полном объеме получать достоверные данные у работника - субъекта персональных данных.

В пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, вправе принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8, ст. 22 ).

Поэтому права и обязанности работников и работодателей в области защиты и обработки персональных данных могут быть установлены в положении о защите персональных данных или ином документе, регулирующем взаимоотношения сторон трудового договора в этой области. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с этими документами (п. 8 ст. 86 ТК РФ), которые в силу ст. 21 ТК РФ являются для работников обязательными. Обращаем внимание, что эти документы не могут ограничивать гарантии работников, ухудшить их положение по сравнению с установленным ТК РФ, Федеральным законом N 152-ФЗ, коллективными договорами и соглашениями.

Тем не менее, даже если в организации не принят локальный нормативный акт, обязывающий работника своевременно и в полном объеме предоставлять информацию об изменении его персональных данных, это не лишает работодателя возможности обратиться к работнику с соответствующей просьбой о том, чтобы работник либо подтвердил верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представил информацию об их изменении.

Отметим, что в п. 27 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Российской Федерации" разъяснено, что в отношениях между работником и работодателем должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в том числе и со стороны самих работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на время его увольнения с работы, либо того обстоятельства, что он является членом профессионального союза или руководителем (его заместителем) выборного коллегиального органа первичной профсоюзной организации, выборного коллегиального органа профсоюзной организации структурного подразделения организации (не ниже цехового и приравненного к нему), не освобожденным от основной работы, когда решение вопроса об увольнении должно производиться с соблюдением процедуры учета мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, либо соответственно с предварительного согласия вышестоящего выборного профсоюзного органа. Работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника.

Полагаем, что подход суда, примененный в отношении споров о восстановлении на работе, может быть использован и в других ситуациях, когда работник намеренно злоупотребляет правом. Поэтому, даже если в организации не принято положение о защите персональных данных, иного документа, возлагающего на работника обязанность предоставлять сведения об изменении персональных данных работодателю, работник все равно не вправе отказывать работодателю в предоставлении соответствующей информации.

Следовательно, действующее законодательство не предоставляет работодателю право требовать от работника своевременного предоставления сведений об изменении его данных, если иное не установлено в локальных нормативных актах работодателя, например, в положении о защите персональных данных. Тем не менее, работодатель может обратиться к работнику с просьбой подтвердить верность уже имеющихся у работодателя сведений либо представить информацию об их изменении.

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Виктория Павленко, Артем Барсегян

Из этой статьи вы узнаете:

• обязан ли работник сообщать об изменениях в персональных данных
• в каких документах можно прописать обязанность работника о своевременной передачи новых сведений
• какие последствия могут быть при несвоевременном уведомлении о смене персональных данных
• вправе ли работодатель проверять достоверность сведений, указываемых работником

Отражено ли в каких нибудь законодательных документах (не учитывая внутренних локальных документов организации) обязанность работника сообщать непосредственно работодателю обновленные персональные данные, например: смена места постоянной регистрации, новый паспорт, смена фамилии, смена семейного положения и т.п.?
Спасибо.

Ответ

К сожалению, нигде это не отражено. Можно предусмотреть только во внутреннем локальном акте либо в трудовом договоре. KOHEPA, почему Вам так интересно где прописан работник, смена семейного положения? Он вообще может Вам этого не говорить! И будет абсолютно прав при отказе.Его паспорт Вам нужен только 1 раз - при приеме на работу. А при смене фамилии все банально - не получит зарплату и сразу прибежит к Вам По идее, сведения, содержащиеся в карточке Т-2, должны соответствовать истине. Иначе непонятно, для чего эта карточка существует. К сожалению, наши доблестные законодатели не предусмотрели обязанности работника сообщать об изменении своих персноальных данных. Хотя заинтересован в этом в первую очередь сам работник. А кадровика это в принципе не особо должно волновать, какие данные ему сообщили, тем он и оперирует, если потом расхождения будут, то вины кадровика нет, а пострадает сам работник. Например "письма счастья" Пенсионный фонд отправляет на тот адрес, который указан в отчете. Не получит работник письмо о пенсионных накоплениях - хуже будет работнику, а не кадровику. Или вот застраховали мы сотрудников по ДМС. Ну и естественно, есть такие личности, у которых адрес/паспортные данные не совпали с указанными в полисе. Но раз уж такие дела происходят по причине того, что им лень было сообщить в кадры об изменении этих данных, то и обвинять они могут только себя. уведомление о получении трудовой книжки мы тоже отправляем сотруднику по указанному им адресу заказным письмом с уведомлением о вручении (если в день увольнения он не забирает свою трудовую книжку).

В работе столкнулась с ситуациями, к примеру, подготовка доп. соглашений к трудовым договорам , указываются реквизиты сторон, я указываю паспортные данные, которые есть в личном деле, а потом оказывается, что они не соответствуют действительности, сотрудник утерял старый паспорт и сделал новый, приходиться вновь все документы переделывать. При увольнении сотрудника узнаю, что он поменял фамилию 3 месяца назад, данные в бухгалтерию сотрудник дал, а вот отдел кадров обошел стороной, в последний момент приходиться вносить изменения в документы и трудовую книжку, чтобы оперативно уволить человека в срок. И подобных примеров множество.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Следующий момент, я веду воинский учет в организации и согласно правилам ведения учет организациями осуществляется по личным карточкам работников, сотрудники отвечающие за воинский учет вносят в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в 2-недельный срок сообщают об указанных изменениях в военные комиссариаты.

А вышеуказанных данных сотрудники не предоставляют и не могу найти законодательного акта, что работник должен их предоставлять, помимо военкоматов, непосредственно работодателю.

Как быть? Что делать?

Я в таких случаях ничего не переделываю - если не удосужился вовремя сообщить в кадры, пусть подписывает в том виде, в каком есть, а мы внесем изменения и в будущем все будет правильно.
По военкомату - сообщаю только о смене должности. О семейном положении ЗАГС должен сообщать, а при смене прописки вообще явка в военкомат лично.
А вообще конечно, при трудоустройстве всех просим сообщать об изменениях, и половина так и делает, а остальные забывают, и в общем то не по злому умыслу, а из-за собственного раздолбайства. По крайней мере, возвращаясь к тем же допсоглашениям - никто из работников пока не отказывался подписать ДС со старыми данными, если эти данные там по его же вине.
По семейному положению проще - у нас на свадьбу и рождение детей выплачивается матпомощь + отпуск 3 дня - так что в этих случаях все бегут в кадры вприпрыжку. По ТК РФ он должен предоставить документы при приеме. Дальше Вы можете их только мотивировать к этому. Например, если работнику нужна справка 2-НДФЛ, а он не предоставил вовремя новые паспортные данные, то справку он получит не сразу, а ровно через 3 дня с написанием письменного заявления.
С семейным положением все интереснее - тут можно заинтересовать только при получении социального вычета. В противном случае работник имеет полное право не сообщать эту информацию. Я при устройстве на работу всех информирую, что в случае каких-либо изменений,сразу оповещать организацию.
А еще я при разработке положения о персональных данных предусмотрела такой пункт:"3.8. Работник обязан предоставлять работодателю достоверные сведения о себе и своевременно сообщать ему об изменении своих персональных данных. Работодатель имеет право проверять достоверность сведений, предоставленных работником, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами." По материалам обсуждения посетителей сайта